Gambaran Sederhana Cara Kerja e-mail

Pada gambar berikut di perlihatkan cara kerja sistem e-mail secara sederhana.

E-mail akan di kirim dari komputer Ani dengan alamat e-mail ani@a.id ke rekan Ani yang bernama Beno dengan alamat e-mail beno@b.id.

Pada gambar di perlihatkan urusan proses peniriman e-mail. Langkah yang akan terjadi adalah sebagai berikut,

1. Ani (ani@a.id) menulis e-mail-nya di komputer menggunakan perangkat lunak untuk menulis e-mail, seperti, Thunderbird atau Evolution. Pada kolom To: di masukan alamat tujuan e-mail dalam hal ini beno@b.id. Tombol “Send” di tekan untuk mengirimkan e-mail ke mesin SMTP Server milik ISP A yang bernama smtp.a.id.
2. Setelah mesin smtp.a.id menerima e-mail dari Ani (ani@a.id) yang ditujukan kepada Beno (beno@b.id). Server smtp.a.id men-cek alamat e-mail tujuan (dalam hal ini beno@b.id). Mesin smtp.a.id membutuhkan informasi ke server mana e-mail untuk mesin b.id harus di tujukan. Untuk memperoleh informasi tersebut mesin smtp.a.id bertanya ke Name Server (NS) ns.b.id di Internet yang membawa informasi tentang domain b.id.
3. Mesin Name Server ns.b.id memberitahukan mesin smtp.a.id, bahwa semua e-mail yang ditujukan kepada b.id harus dikirim kepada mesin smtp.b.id.
4. Setelah memperoleh jawaban dari ns.b.id, bahwa e-mail harus dikirim ke mesin smtp.b.id, maka mesin smtp.a.id berusaha untuk menghubungi mesin smtp.b.id. Setelah mesin smtp.b.id berhasil di hubungi, mesin smtp.a.id akan mengirimkan teks e-mail dari Ani (ani@a.id) yang ditujukan kepada Beno (beno@b.id) ke mesin smtp.b.id.
5. Beno (beno@b.id) yang sedang menjalan perangkat lunak pembaca e-mail di komputer-nya akan mengambil e-mail dari server smtp.b.id. E-mail dari Ani (ani@a.id) akan terambil dan dapat di baca secara lokal di komputer Beno (beno@b.id).

Seluruh proses pengiriman e-mail ini akan memakan waktu beberapa detik saja, termasuk untuk mencapai tujuan di belahan dunia Amerika atau Eropa. Tentunya cara di atas bukanlah satu-satunya, cara lain yang banyak digunakan untuk mengirimkan e-mail adalah menggunakan perantara Webmail. Prinsip kerja Webmail juga sama dengan apa yang di terangkan di atas, hanya saja perangkat lunak di sisi Ani berupa Web yang di akses melalui Internet.

Secara umum ada dua (2) mekanisme proses akses / membaca e-mail yang sering digunakan, yaitu,

• Menggunakan E-mail client, yang di jelaskan secara panjang lebar di atas.
• Menggunakan Webmail, yang pada dasarnya hanya mengganti perangkat lunak e-mail client menjadi aplikasi Web yang dapat di akses melalui jaringan.

Beberapa perbedaan utama antara Webmail dan E-mail client