Dokumentasi dan Chain of Custody

Dokumentasi adalah catatan tertulis atau visual yang merekam setiap tahap suatu proses, mulai dari awal hingga akhir. Dalam berbagai bidang, terutama yang melibatkan bukti fisik atau data sensitif, dokumentasi memiliki peran yang sangat krusial. Beberapa alasan mengapa dokumentasi sangat penting antara lain:

• Akuntabilitas: Dokumen menjadi bukti bahwa suatu tindakan telah dilakukan dengan benar dan sesuai prosedur.
• Transparansi: Dokumen memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang terjadi pada suatu objek atau data.
• Keamanan: Dokumen dapat digunakan untuk melacak keberadaan suatu objek atau data jika terjadi kehilangan atau penyalahgunaan.
• Legalitas: Dalam konteks hukum, dokumen menjadi bukti yang sah dalam persidangan.

Konsep Chain of Custody

Chain of Custody atau Rantai Penanganan adalah dokumentasi yang mencatat secara rinci perjalanan suatu bukti fisik dari saat ditemukan atau dikumpulkan hingga saat digunakan sebagai bukti dalam suatu proses, misalnya persidangan. Setiap orang yang memegang atau memeriksa bukti tersebut harus mencatat tindakan yang dilakukan, tanggal, waktu, dan ditandatangani.

Tujuan utama Chain of Custody adalah:

• Menjamin integritas bukti: Memastikan bahwa bukti tidak terkontaminasi, rusak, atau diganti.
• Mencegah klaim pemalsuan: Dengan adanya catatan yang lengkap, sulit bagi pihak lain untuk menyangkal keaslian bukti.
• Meningkatkan kredibilitas bukti: Chain of custody yang kuat akan membuat bukti lebih dipercaya di mata hukum.

Elemen-elemen penting dalam chain of custody:

• Identifikasi unik: Setiap bukti harus diberi identitas unik yang tidak dapat dipalsukan.
• Pencatatan rinci: Setiap tindakan yang dilakukan terhadap bukti harus dicatat secara detail, termasuk tanggal, waktu, orang yang terlibat, dan alasan tindakan tersebut dilakukan.
• Tanda tangan: Setiap orang yang terlibat dalam penanganan bukti harus menandatangani dokumen chain of custody.
• Keamanan: Bukti harus disimpan dalam kondisi yang aman untuk mencegah kerusakan atau kehilangan.

Contoh Formulir Dokumentasi

Bentuk formulir dokumentasi chain of custody dapat bervariasi tergantung pada jenis bukti dan kebutuhan spesifik. Namun, secara umum, formulir tersebut akan mencakup informasi berikut:

• Identitas bukti: Nomor identifikasi unik, deskripsi fisik, dan foto bukti.
• Tanggal dan waktu: Tanggal dan waktu ditemukan atau dikumpulkan, serta tanggal dan waktu setiap tindakan yang dilakukan terhadap bukti.
• Orang yang terlibat: Nama, jabatan, dan tanda tangan orang yang menemukan, mengumpulkan, memeriksa, atau menguji bukti.
• Tindakan yang dilakukan: Deskripsi rinci tentang setiap tindakan yang dilakukan terhadap bukti, misalnya pengambilan sampel, pembukaan kemasan, atau pengujian.
• Kondisi bukti: Deskripsi kondisi bukti saat ditemukan dan setelah setiap tindakan.
• Lokasi penyimpanan: Informasi tentang tempat penyimpanan bukti dan siapa yang bertanggung jawab atas keamanan bukti.

Contoh sederhana formulir Chain of Custody

Header text	Header text	Header text	No.	Tanggal & Waktu	Orang yang Terlibat	Tindakan yang Dilakukan	Kondisi Bukti	Lokasi Penyimpanan	Tanda Tangan
1	2023-11-20 10:00	Andi Setiawan	Ditemukan di TKP	Utuh, terdapat bercak darah	Ruang bukti Polsek X	Andi Setiawan
2	2023-11-20 10:30	Budi Susanto	Dikemas dalam kantong plastik	Sama seperti sebelumnya	Ruang bukti Polsek X	Budi Susanto

Penerapan Chain of Custody

Konsep chain of custody diterapkan dalam berbagai bidang, seperti:

• Forensik: Untuk menjaga integritas bukti-bukti kejahatan.
• Medis: Untuk melacak sampel medis, terutama dalam kasus forensik medis.
• Industri farmasi: Untuk memastikan kualitas dan keamanan produk obat.
• Lingkungan: Untuk melacak sampel lingkungan dalam kasus pencemaran.

Kesimpulan

Dokumentasi dan chain of custody merupakan hal yang sangat penting untuk memastikan keakuratan, keamanan, dan legalitas suatu proses. Dengan menerapkan konsep ini, kita dapat mencegah terjadinya kesalahan, manipulasi data, atau kehilangan bukti.

Pranala Menarik

• Forensic: IT